रेस्तरां अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को असल में क्या करना चाहिए
रेस्तरां अकाउंटिंग के नाम पर बिकने वाला ज़्यादातर सॉफ़्टवेयर एक रिपोर्टिंग परत है। वह बिक्री के कुल आँकड़े पढ़ता है और चार्ट बनाता है। यह उपयोगी है, पर बहीखाता नहीं है, और तिमाही के अंत में किसी को फिर भी ऐसा बहीखाता बनाना पड़ता है जो मिले।
असली अकाउंटिंग का अर्थ है डबल एंट्री: हर राशि दो जगह जाती है, लेजर संतुलित रहता है, और हर आँकड़े के पीछे एक खाता होता है। इसका अर्थ है ऐसा चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स जिसे आप ढाल सकें, ऐसी एंट्रियाँ जिन्हें आप जाँच सकें, और ऐसी अवधियाँ जिन्हें बंद कर पिछला महीना स्थिर किया जा सके। Quickbuy यह सब उसी सिस्टम में करता है जो ऑर्डर लेता है।
एक बिक्री जर्नल एंट्री कैसे बनती है
ऑर्डर काउंटर पर, QR मेन्यू से, या ग्राहक वॉलेट से सेटल होता है। Quickbuy उस लोकेशन के खाते तय करता है और एक संतुलित एंट्री लिखता है: पैसा जहाँ आया वहाँ डेबिट, राजस्व कर-रहित क्रेडिट, और VAT अपने अलग देयता खाते में क्रेडिट।
एंट्री में ऑर्डर का संदर्भ रहता है, इसलिए लाभ-हानि विवरण का कोई आँकड़ा उस मेज़ तक ट्रेस किया जा सकता है जहाँ से वह आया। कुछ भी रातभर बैच नहीं होता और सारांश नहीं बनता, इसीलिए लेजर और बिक्री रिपोर्ट कभी अलग नहीं होते।
सप्लायर, बिल और चीज़ों की असली लागत
परचेज़ ऑर्डर, रिक्विज़िशन और सप्लायर बिल उसी लेजर से गुज़रते हैं। बिल ड्राफ़्ट से अप्रूवल-प्रतीक्षित और फिर अप्रूव्ड तक जाता है, और केवल पोस्ट किया गया बिल आपके खातों को प्रभावित करता है। एजेड पेएबल्स दिखाते हैं कि कितना बकाया है और कितना देर से।
चूँकि इन्वेंटरी और खरीद एक ही सिस्टम में हैं, बेचे गए माल की लागत उस पर आधारित होती है जो आपने वास्तव में खरीदा, बाद में भरे गए अनुमान पर नहीं। सामग्री लागत लाभ-हानि विवरण में अपनी अलग पंक्ति में आती है, और यही वह आँकड़ा है जिसकी रेस्तरां संचालकों को सबसे ज़्यादा परवाह होती है।
VAT, अवधियाँ और महीना बंद करना
हर पोस्टिंग अपना VAT ट्रीटमेंट साथ रखती है, इसलिए रिटर्न लेजर से जुड़ता है, दोबारा गढ़ा नहीं जाता। दरें हर लोकेशन के लिए प्रबंधित होती हैं। आप रिटर्न बनाते हैं, मिलान करते हैं, समीक्षा करते हैं, और स्वयं फ़ेडरल टैक्स अथॉरिटी में फ़ाइल करते हैं।
महीना पूरा होने पर आप अवधि बंद कर देते हैं। बंद अवधियाँ नई पोस्टिंग से लॉक रहती हैं, इसलिए आपके बताए आँकड़े वही रहते हैं। अगर सचमुच कुछ सुधारना हो तो अवधि खोली जा सकती है, और ऑडिट ट्रेल दर्ज करता है कि ऐसा हुआ।
सब कुछ एक साथ बदले बिना शुरुआत
Quickbuy रेस्तरां के अनुकूल चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स तैयार कर देता है, जिसे आप नाम बदल सकते हैं, बढ़ा सकते हैं या पुनर्गठित कर सकते हैं। शुरुआती शेष आपके चुने खातों में जाते हैं, और उसके बाद बिक्री खुद पोस्ट होने लगती है।
अधिकांश संचालक पहले एक अवधि के लिए Quickbuy को अपने मौजूदा सिस्टम के साथ चलाते हैं, दोनों बहीखाते मिलाते हैं, और आँकड़े मेल खाने पर स्विच कर देते हैं। डेमो बुक करें और कुछ भी बदलने से पहले हम आपके खाते और VAT सेटअप साथ मिलकर देखेंगे।