O que um software de contabilidade para restaurantes tem mesmo de fazer
A maior parte do que se vende como contabilidade para restaurantes é uma camada de relatórios. Lê totais de vendas e desenha gráficos. É útil, mas não é contabilidade, e no fim do trimestre alguém ainda tem de produzir livros que fechem.
Contabilidade a sério significa partidas dobradas: cada montante fica em dois sítios, o razão equilibra e há uma conta por trás de cada valor. Significa um plano de contas que molda, lançamentos que inspeciona e períodos que fecha para que o mês passado pare de mudar. A Quickbuy faz isto dentro do mesmo sistema que recebe o pedido.
Como uma venda se torna um lançamento
Um pedido é liquidado na caixa, num menu QR ou contra a carteira de um cliente. A Quickbuy resolve as contas desse local e escreve um lançamento equilibrado: o dinheiro é debitado onde entrou, a receita é creditada líquida de imposto e o IVA é creditado na sua própria conta de passivo.
O lançamento leva uma referência ao pedido, por isso um valor na demonstração de resultados pode ser seguido até à mesa de onde veio. Nada é agrupado durante a noite nem resumido, e é por isso que o razão e o relatório de vendas nunca divergem.
Fornecedores, faturas e o que as coisas custam mesmo
Ordens de compra, requisições e faturas de fornecedores passam pelo mesmo razão. Uma fatura vai de rascunho a pendente de aprovação a aprovada, e só uma fatura lançada afeta as contas. As contas a pagar por antiguidade mostram o que se deve e há quanto tempo.
Como o stock e as compras estão no mesmo sistema, o custo das mercadorias assenta no que comprou de facto e não numa estimativa introduzida mais tarde. Os custos de ingredientes aparecem como linha própria na demonstração de resultados, que é o número que mais importa a quem gere restaurantes.
IVA, períodos e fecho do mês
Cada lançamento leva o seu tratamento de IVA, por isso a declaração é montada a partir do razão em vez de reconstruída. As taxas são geridas por local. Gera a declaração, concilia, revê e submete à Autoridade Tributária Federal.
Quando um mês termina, fecha o período. Os períodos fechados ficam bloqueados a novos lançamentos, por isso os valores reportados mantêm-se. Se algo tiver mesmo de ser corrigido, um período pode ser reaberto, e o trilho de auditoria regista que aconteceu.
Começar sem mudar tudo de uma vez
A Quickbuy cria um plano de contas adequado a um restaurante, que pode renomear, alargar ou reestruturar. Os saldos iniciais entram nas contas que escolher e, a partir daí, as vendas lançam-se sozinhas.
A maioria dos operadores começa por usar a Quickbuy ao lado do que usa hoje durante um período, compara os dois conjuntos de livros e muda quando os números batem certo. Marque uma demonstração e mapeamos consigo as suas contas e o IVA antes de algo mudar.