في هذه الصفحة
برنامج المشتريات للمطاعم يحوّل ما استهلكه مطبخك فعلا إلى طلبيات للموردين، فتعيد طلب ما استخدمته بدل التخمين. يجهّز البرنامج أمر الشراء، ويعتمده المسؤول، ثم يُستخدم السجل نفسه لفحص التوريد وفاتورة المورد. الهدف ليس الطلب أسرع، بل طلب الكمية الصحيحة.
الشراء الزائد نادرا ما يبدو مشكلة في يومه. يظهر لاحقا على شكل ثلاجة مليئة بتحضيرات لا يحتاجها أحد، وسيولة محبوسة في المخزون، وخضار في سلة المهملات آخر الأسبوع. يشرح هذا الدليل لماذا تشتري المطاعم أكثر من حاجتها، وكيف تحدد كمية الطلب، وكيف يعمل برنامج المشتريات من إغلاق اليوم حتى دفع الفاتورة، وما الذي يجب أن تبحث عنه قبل أن تختار.
ما هو برنامج المشتريات للمطاعم؟
هو الجزء من إدارتك الخلفية الذي يتولى الشراء من الموردين: ماذا تطلب، ومن أي مورد، وبأي سعر، وهل استلمت فعلا ما دفعت ثمنه. في أبسط صوره هو مكان لإصدار أوامر الشراء. أما النسخ المفيدة فتربط الطلب بالوصفات والمخزون، فتأتي الكميات من الاستهلاك الفعلي، ويدخل التوريد إلى المخزون بالسعر الذي دفعته، وتُطابق فاتورة المورد مع الاثنين.
وهو يقع بين أمرين تتابعهما غالبا. برنامج مخزون المطاعم يخبرك بما على الرفوف، والمشتريات تقرر ما الذي يدخل من الباب الخلفي بعد ذلك. وعندما يكون الاثنان منفصلين، ينقل أحدهم الأرقام من هذا إلى ذاك كل صباح، ومن هنا يبدأ الشراء الزائد.
لماذا تشتري المطاعم من الموردين أكثر من حاجتها؟
نادرا ما يكون السبب إهمال أحد. غالبا يكون واحدا من هذه:
- الطلب من الذاكرة. الشيف يطلب ما شعر أنه نقص آخر مرة، لا ما استُخدم فعلا، فيُطلب ليوم ثلاثاء هادئ كأنه يوم جمعة مزدحم.
- مخزون احتياطي يكبر فقط. لا أحد يُلام على وجود كمية زائدة، فيرتفع كل احتياطي تدريجيا ولا ينخفض أبدا.
- أحجام العبوات. المورد يبيع صندوقا بخمسة كيلوغرامات، والوصفة تحتاج 1.2 كيلوغرام يوميا، والفرق يبقى في الثلاجة حتى يتلف.
- لا رابط بين تغيير المنيو والطلبيات. يُحذف طبق من المنيو لكن مكوناته تستمر في الوصول لأسبوعين آخرين.
- توريدات لا يفحصها أحد. تُوقَّع التوريدات الناقصة أو غير المطابقة، فيعيد المطبخ الطلب لتعويض النقص، وتُدفع الفاتورة كاملة.
وكل هذا يتراكم. يقدّر تقرير مؤشر هدر الغذاء 2024 الصادر عن برنامج الأمم المتحدة للبيئة أن 1.05 مليار طن من الغذاء أُهدرت في 2022، جاء 28% منها من قطاع خدمات الطعام. ليس كل ذلك يبدأ من طلبية المورد، لكن كثيرا مما ينتهي في سلة مهملات المطعم اشتُري مبكرا أكثر من اللازم أو بكمية أكبر من اللازم.
كم يجب أن يطلب المطعم؟
هناك طريقتان صادقتان لتحديد كميات الطلب، وأغلب المطابخ تستخدم الاثنتين في النهاية.
الحد المستهدف للمخزون
الحد المستهدف هو الكمية التي تريدها في المخزون قبل التوريد التالي. تعدّ ما تبقى، وتطرحه من الحد، وتطلب الفرق. طريقة بسيطة وتنجح مع المواد الجافة وكل ما له عمر تخزين طويل. نقطة ضعفها أن الحدود تتقادم: إذا ضبطتها في موسم الذروة، ستشتري أكثر من حاجتك طوال الصيف.
استبدل ما استخدمته
الطريقة الأخرى تبدأ من المبيعات. كل طبق يُباع يستهلك كمية معروفة من كل مكوّن، فطلبات اليوم تخبرك بالضبط بما استهلكه المطبخ. اطلب هذه الكمية، مع أي نقص متبقٍ من الأمس، فيبقى المخزون متوازنا دون أن يعدّ أحد يدويا. هذه الطريقة تعتمد على دقة الوصفات، وهذا سبب إضافي لتبقي نسبة تكلفة الطعام دقيقة: بيانات الوصفة نفسها تحرك الاثنين.
عمليا، استخدم الطلب المبني على المبيعات للمكونات الطازجة سريعة الدوران، والحد المستهدف للرفوف بطيئة الحركة، وراجع الاثنين كلما تغيّر المنيو.
كيف يعمل برنامج المشتريات للمطاعم؟
النظام الجيد يعمل كدورة تكتمل كل يوم. إليك كيف يعمل في Quickbuy خطوة بخطوة:
- عند إغلاق اليوم، يجمع النظام ما استهلكه المطبخ بناء على وصفات كل الطلبات التي تمت تسويتها في ذلك اليوم، ويرحّل أي بند من القائمة السابقة لم يُطلب بعد.
- يحوّل المالك هذه القائمة إلى أوامر شراء مبدئية بخطوة واحدة، مجمّعة حسب المورد المفضل لكل مكوّن، ومقرّبة للأعلى إلى عبوات المورد الكاملة، فتصبح 1.2 كيلوغرام من صنف يُباع بخمسة كيلوغرامات صندوقا واحدا لا جزءا من صندوق.
- كل أمر مبدئي يراجعه ويعتمده المالك أو مدير منحته صلاحية الاعتماد. لا يُرسل شيء إلى المورد من تلقاء نفسه.
- يُرسل الأمر المعتمد إلى المورد بالبريد الإلكتروني مع رابط لأمر الشراء.
- عند وصول التوريد، يسجّل الموظفون ما استُلم مقابل ما طُلب، ويرفضون أي نقص أو صنف غير مطابق مع ذكر السبب.
- تُسجَّل فاتورة المورد على أمر الشراء نفسه، شاملة ضريبة القيمة المضافة، وتُدفع من حسابات الدائنين.
تدخل البضاعة المستلمة إلى المخزون كدفعة بالسعر المذكور في أمر الشراء، محوّلة من عبوة المورد إلى وحدة المخزون لديك، ويسحب المطبخ منها بمبدأ الوارد أولا يصرف أولا، مع استخدام الأقرب انتهاء أولا. هكذا تبقى إدارة المخزون وتكلفة الطعام مرتبطتين بما دفعته فعلا، لا بقائمة أسعار العام الماضي.
نجهّز الطلبية عند إغلاق اليوم، لكننا لا نرسلها من تلقاء نفسها أبدا. النظام يعرف ما استهلكه المطبخ، لكنه لا يعرف أن المالك سيغيّر منيو الفطور المتأخر يوم الجمعة، أو أن مورد السمك سلّم ناقصا مرتين الأسبوع الماضي. لذلك يجهّز الطلبية مجمّعة حسب المورد ومقرّبة إلى صناديق كاملة، ثم يعتمدها شخص. هذا الاعتماد يأخذ دقائق قليلة، وهي الدقائق التي تمنع نظاما آليا بالكامل من طلب سلمون لطبق حذفته من المنيو.
كيف تفحص التوريدات وفواتير الموردين؟
طلب الكمية الصحيحة لا يفيد إلا إذا دفعت أيضا ثمن الكمية الصحيحة. وهذا دور المطابقة.
استلم مقابل أمر الشراء
افحص كل توريد مقابل أمر الشراء والسائق ما زال موجودا، لا مقابل إشعار التسليم الخاص بالمورد. سجّل ما وصل، وارفض الناقص أو التالف أو غير المطابق، واكتب السبب. والتوريد الجزئي يجب أن يبقى مفتوحا على الأمر حتى ترى ما زال مستحقا.
طابق الفاتورة قبل أن تدفعها
عندما تصل الفاتورة، قارن ثلاثة مستندات: ما طلبته، وما استلمته، وما يُطلب منك دفعه. إذا لم تتطابق الكميات أو الأسعار، تعرف ذلك قبل أن يخرج المال، لا في نهاية الشهر. هذه المطابقة الثلاثية هي أرخص أداة رقابة في ضبط تكاليف المطعم، ولا تنجح إلا إذا كانت المستندات الثلاثة في نظام واحد.
مشتريات المطاعم في الإمارات
تفصيلان محليان يجعلان نظام المشتريات يستحق مكانه في الخليج. الأول ضريبة القيمة المضافة. فواتير الموردين تحمل ضريبة 5%، وضريبة المدخلات هذه هي ما تخصمه من الضريبة التي تحصّلها من الضيوف. وإذا سُجّلت الفواتير مع ضريبتها على أمر الشراء، يكون جانب المدخلات في إقرارك جاهزا. ويشرح دليل ضريبة القيمة المضافة للمطاعم في الإمارات كيف يلتقي الجانبان.
الثاني طريقة إرسال الطلبيات. مطابخ كثيرة في الإمارات ما زالت تطلب من الموردين عبر مكالمة أو رسالة، وهذا لا يترك أي مرجع لفحص التوريد أو الفاتورة عليه. أمر الشراء لا يبطئ هذه العلاقة، بل يعطي الطرفين نسخة واحدة مما اتُفق عليه، وهذا يهم أكثر مع الموردين الذين تثق بهم لدرجة أنك لا تفحص توريداتهم.
ما الذي يجب أن تبحث عنه في برنامج المشتريات للمطاعم؟
- كميات طلب مبنية على الاستهلاك الفعلي، لا نموذج فارغ.
- أحجام عبوات المورد ووحداته، حتى تُقرَّب الطلبيات إلى ما يبيعه المورد فعلا.
- خطوة اعتماد قبل إرسال أي شيء.
- استلام مقابل الأمر، مع تسجيل التوريدات الجزئية والمرفوضات.
- فواتير مرتبطة بأمر الشراء، مع الضريبة، تنتقل إلى حسابات الدائنين.
- مخزون مقيّم بالسعر الذي دفعته، يُسحب حسب الأقرب انتهاء.
النقطتان الأخيرتان هما حيث تقصّر أدوات المشتريات المستقلة. إذا كانت الفاتورة في برنامج محاسبة للمطاعم منفصل، تتم المطابقة في جدول بيانات، إن تمت أصلا. ويجب أيضا أن تتحدث تكاليف الوصفات في إدارة الأطعمة والوصفات مع تغيّر أسعار الموردين، لا عندما يتذكر أحدهم تعديلها.
الأسئلة الشائعة
ما هو برنامج المشتريات للمطاعم؟
هو برنامج يدير الشراء من الموردين: تحديد ما يجب طلبه، وإصدار أوامر الشراء، وفحص التوريدات، ومطابقة فواتير الموردين. والأنظمة الأفضل تربط المشتريات بالوصفات والمخزون، فتأتي كميات الطلب مما استهلكه المطبخ فعلا.
كيف تحدد المطاعم كمية الطلب؟
أغلبها يجمع بين الحد المستهدف للمخزون، حيث تكمل الكمية إلى رقم محدد، والطلب المبني على المبيعات، حيث تستبدل ما استهلكته طلبات اليوم. الطلب المبني على المبيعات يناسب المكونات الطازجة سريعة الدوران، والحد المستهدف يناسب المواد الجافة طويلة العمر.
ما هو الحد المستهدف للمخزون في المطعم؟
هو كمية الصنف التي تريدها في المخزون قبل التوريد التالي. تعدّ المخزون الحالي، وتطرحه من الحد، وتطلب الفرق. راجع هذه الحدود كلما تغيّر المنيو أو الموسم، وإلا ارتفعت تدريجيا وسببت الشراء الزائد.
ما هي المطابقة الثلاثية في مشتريات المطاعم؟
المطابقة الثلاثية تقارن أمر الشراء والبضاعة المستلمة وفاتورة المورد قبل الدفع. إذا لم تتطابق الكميات أو الأسعار، تراجع المورد أولا. وهي تكشف التوريدات الناقصة وارتفاع الأسعار التدريجي الذي يمر عادة دون أن يلاحظه أحد.
هل يستطيع برنامج المشتريات للمطاعم أن يطلب تلقائيا؟
بعض الأدوات ترسل الطلبيات دون أن ينظر إليها أحد، لكن الأسلم أن يجهّز البرنامج الطلبية ويعتمدها شخص. يجهّز Quickbuy أوامر الشراء من استهلاك اليوم، ويعتمد كل أمر شخص يملك صلاحية الاعتماد قبل أن يصل إلى المورد.
هل يحتاج مطعم واحد إلى برنامج مشتريات؟
إذا كنت تشتري من أكثر من مورّدَين أو ثلاثة، نعم. حتى الفرع الواحد يخسر مالا بسبب توريدات لا تُفحص وفواتير لا تُطابق، وسجل أوامر الشراء هو أيضا ما يحتاجه محاسبك لضريبة القيمة المضافة.
توقف عن تخمين طلبيات الموردين
الشراء الزائد عادة وليس خطأ، والعادات تتغير عندما يكون الطريق الأسهل هو الطريق الصحيح. ابدأ الطلبيات مما استهلكه المطبخ، واجعل شخصا يعتمدها، وافحص كل توريد مقابل الأمر، وطابق كل فاتورة قبل أن تدفعها.
يدير Quickbuy هذه الدورة في نظام واحد، من طلب الاحتياج عند إغلاق اليوم حتى دفع فاتورة المورد، مع تحديث المخزون وتكلفة الطعام في الطريق. اطّلع على باقات Quickbuy وأسعارها، أو احجز عرضا تجريبيا وراجع يوما كاملا من طلبياتك.
