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Para gerenciar bem as mesas do restaurante durante o serviço, você precisa de três coisas: uma visão ao vivo de quais mesas estão livres, ocupadas ou esperando para pagar, um rodízio que distribua os clientes por igual entre os garçons e uma arrumação rápida entre um grupo e outro. Acerte isso e o mesmo salão atende mais clientes sem ninguém se sentir apressado.
Este guia mostra como gerenciar as mesas do restaurante da primeira acomodação até a última arrumação. Na maioria dos restaurantes o problema não é falta de mesas. São as lacunas entre as etapas: uma mesa que já terminou de comer e ainda espera a conta, um recepcionista que acomoda três grupos seguidos na mesma praça ou uma mesa liberada que ninguém arrumou.
O que envolve gerenciar as mesas do restaurante?
Gerenciar mesas é colocar cada grupo na mesa certa e levar cada mesa pelo mesmo ciclo: acomodar, pedir, servir, pagar e arrumar. O recepcionista cuida da primeira etapa, os garçons das três do meio e os cumins da arrumação. Quando uma etapa atrasa, o salão inteiro trava atrás dela, mesmo que a cozinha esteja dando conta. Por isso a solução raramente é colocar mais alguém na porta. É deixar cada etapa visível para quem cuida da seguinte.
É um trabalho diferente do projeto da planta do salão, que decide onde ficam as mesas e quantos lugares você tem. Nosso guia de planta de restaurante trata de layout e espaçamento. Este guia é sobre operar as mesas que você já tem em uma noite cheia.
Como os restaurantes controlam as mesas?
Há três formas comuns, e a maioria dos restaurantes passa de uma para outra conforme o movimento cresce.
Um mapa em papel ou um quadro branco
O recepcionista marca a mesa como ocupada e risca quando ela é liberada. Não custa nada e funciona em um salão pequeno, mas só sabe o que o recepcionista anota. Os garçons não enxergam o quadro do salão, e ele não diz há quanto tempo a mesa está ocupada.
O mapa de mesas do seu PDV
A maioria dos sistemas de PDV mostra as mesas em um mapa e liga cada pedido aberto à sua mesa, então a equipe vê quais mesas têm conta aberta. É um grande avanço, desde que a equipe realmente abra os pedidos nas mesas e não em uma comanda genérica de balcão.
Um sistema de gestão de mesas
Um sistema de gestão de mesas acrescenta status ao vivo e tempo. Cada mesa mostra se está livre ou ocupada, há quanto tempo os clientes estão ali, quantos pedidos fizeram e se ainda há algo em aberto. Assim o recepcionista decide onde acomodar olhando a tela, em vez de percorrer o salão a cada poucos minutos.
Como acomodar os clientes mais rápido?
Acomodar mais rápido vem da preparação, não de apressar a saída dos clientes. Estes hábitos fazem a maior diferença:
- Divida o salão em praças por garçom e acomode em rodízio, para que nenhum garçom receba três mesas novas em cinco minutos
- Combine o tamanho do grupo com o da mesa: uma mesa de quatro ocupada por duas pessoas perde dois lugares durante todo o giro
- Monte a mesa durante a arrumação, para que ela fique pronta de novo em uma só viagem
- Informe tempos de espera honestos e acomode o próximo grupo assim que a arrumação terminar
- Observe as mesas que estão perto de terminar, como as que já pediram a conta
É no último hábito que se esconde a maior parte do tempo. Um recepcionista que vê que uma mesa já pagou e que outra está ocupada há 70 minutos consegue planejar os próximos três grupos em vez de adivinhar. Combine um sinal simples para a mesa que está terminando, como o pedido da conta, para o recepcionista saber antes de os clientes se levantarem.
A mesa que mais custa raramente é a vazia. É a que já terminou de comer e ainda está esperando para pagar. Eu agilizaria o pagamento da conta antes de comprar mais cadeiras.
Como medir o giro de mesas?
Acompanhe dois números. O tempo de giro são os minutos entre acomodar um grupo e a mesa estar arrumada para o próximo. O giro de mesas é quantos grupos uma mesa atende em um serviço. Defina metas para cada um por tamanho de mesa e por refeição, porque uma mesa de dois no almoço e uma de seis no jantar nunca deveriam ter a mesma meta. Levante duas semanas dos seus próprios números antes de defini-las e comece pelas mesas que demoram mais.
A composição das mesas importa tanto quanto a velocidade. Em um estudo da Cornell em um restaurante Chevys, os pesquisadores concluíram que a melhor combinação de tamanhos de mesa poderia atender 30% mais clientes do que a combinação que o restaurante usava, sem aumentar a espera. Se a maioria dos seus grupos é de casais e a maioria das suas mesas é de quatro lugares, nenhuma velocidade de acomodação resolve isso.
Para um único número do salão inteiro, a receita por assento disponível por hora (RevPASH) divide a receita pelos lugares que você tem e pelas horas em que está aberto. Ela mostra se um salão mais cheio também está faturando mais. Nosso guia de KPIs para restaurantes que realmente importam mostra como calcular.
O que um sistema de gestão de mesas deve fazer?
Seja qual for a ferramenta, confira se ela faz estas coisas antes de se comprometer:
- Mostra a planta do seu salão real, com andares ou áreas separadas, se você tiver
- Atualiza o status de cada mesa a partir dos pedidos, não de alguém lembrar de tocar em um botão
- Mostra há quanto tempo cada mesa está ocupada
- Reúne os pedidos, o total parcial e o status de pagamento de cada mesa em um só lugar
- Confere se não há nada em aberto ou sem servir antes de fechar uma mesa
- Dá a cada mesa o próprio QR code, se os clientes pedem ou pagam pelo celular
Reservas são uma decisão à parte. Se a maioria dos seus clientes chega sem reserva, uma visão ao vivo das mesas ajuda mais do que um sistema de reservas. Se você recebe muitas reservas, leia nosso guia de software de reservas para restaurantes antes de adotar um.
Como o Quickbuy mostra as suas mesas
Construímos a visão de salão do Quickbuy em torno desse ciclo. Você monta cada andar arrastando as mesas para o lugar, e cada mesa mostra se está livre ou ocupada, há quanto tempo os clientes estão ali, o total parcial e os pedidos em aberto ou atrasados. Abra uma mesa para ver cada pedido com o status e o pagamento. Antes de fechar uma mesa, o Quickbuy lista os pedidos que ainda estão abertos, sem servir ou pagos em parte, para que a equipe resolva primeiro.
Cada mesa também ganha o próprio QR code para imprimir, os pedidos de todas as mesas chegam ao mesmo quadro de pedidos com o número da mesa, e o painel mostra a ocupação das mesas num relance.
Perguntas Frequentes
Como os restaurantes controlam as mesas?
Restaurantes pequenos costumam usar um mapa em papel ou um quadro branco na recepção. Os mais movimentados usam o mapa de mesas do PDV ou um sistema de gestão de mesas, que mostra o status de cada mesa, há quanto tempo está ocupada e o que pediu. Quanto mais clientes você atende, mais uma visão ao vivo se paga.
O que é um sistema de gestão de mesas?
É um software que mostra a planta do salão com o status ao vivo de cada mesa, para que recepcionistas e garçons vejam quais mesas estão livres, ocupadas ou esperando para pagar. Os bons sistemas também cronometram cada mesa e a ligam aos pedidos e pagamentos.
Como acomodar os clientes mais rápido?
Acomode em rodízio entre as praças dos garçons, combine o tamanho do grupo com o da mesa, monte as mesas durante a arrumação e observe quais estão perto de terminar. A maior parte do tempo ganho vem de encurtar o intervalo entre grupos, não de encurtar as refeições.
Os clientes podem pedir pela mesa?
Sim, se cada mesa tiver o próprio QR code. Os clientes escaneiam um QR code para pedir e pagar pelo celular, e o pedido chega com o número da mesa. Os garçons continuam acompanhando a mesa, mas gastam menos tempo anotando pedidos e levando a maquininha de um lado para o outro.
Comece pela etapa mais lenta
Gerenciar as mesas do restaurante se resume a uma visão ao vivo de cada mesa, um rodízio justo e uma arrumação rápida. Cronometre cada etapa por uma semana, descubra onde as mesas travam e resolva essa etapa primeiro. Quando quiser todas as mesas em uma só tela, veja os planos e preços do Quickbuy.
